La necesidad de cumplir con la actual Normativa de Control de Asistencia N°1140/27 de la Dirección del trabajo, es una muy buena instancia para revisar y actualizar el sistema con el que tu organización cuenta, pudiendo no solo cumplir la normativa, sino hacer más eficiente este proceso.
La norma vigente impone requisitos obligatorios en las aplicaciones que se usen para el control de asistencia. Como proveedor certificado en esta norma, PuntoSeguro comparte las principales características y beneficios que conlleva esta regulación.
– Ticket electrónico: La impresión de la marca diaria y firma de reporte semanal ya no son un requisito obligatorio, pudiendo esto ser reemplazado por un ticket electrónico enviado al e-mail del colaborador, con los consiguientes ahorros en papel.
– Marcaje en otros dispositivos: Se valida el marcaje en dispositivos móviles, como por ejemplo smartphones u otras tecnologías, que pueden ser usados por un trabajador en terreno, determinando un punto GPS, permitiendo una mayor flexibilidad en el proceso de control de asistencia, lo que es muy útil para organizaciones con fuerza de trabajo móvil.
– Tipo de solución: La información debe estar disponible en Internet, por tanto la plataforma tecnológica del proveedor debe ser de tipo web y considerar todos los elementos de seguridad y continuidad operacional que aseguren la disponibilidad de la información, lo que permite la confianza de la organización en la fiabilidad de los datos, así como el acceso regular a estos. En ese sentido debe contar con certificado de seguridad, que garantice transferencia segura y encriptado de los datos.
– Confiabilidad de la información: La plataforma tecnológica completa deberá incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o intrusiones no autorizadas, como controles de acceso restringido, cifrado de información confidencial, etc.
– Acceso y confidencialidad de la información: La plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo a perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función, manteniendo la confidencialidad de la información.
Para acceder al sistema de gestión de asistencia, este debe contar con un método de autenticación a través de usuario y clave que deben cumplir ciertos requisitos mínimos de seguridad; debe contar al menos con un perfil para el trabajador, para que este pueda ver su propia asistencia; perfil de administrador, para que este pueda gestionar la asistencia del personal; y de fiscalizador, para que el o los fiscalizadores de la Dirección del Trabajo puedan acceder a ver la información.
– Disponibilidad de la información: La plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada, para su consulta vía web por parte del ente fiscalizador (perfil de acceso para fiscalizador).
– Respaldos: La base de datos del sistema debe contar con mecanismos de respaldos y protección que aseguren la disponibilidad del servicio del almacenamiento de la información y de sus respaldos, pudiendo contarse con replicación en línea o servicios en la nube para garantizar esta disponibilidad.
– Registro históricos: El sistema debe almacenar y permitir consultar la asistencia histórica de los trabajadores por un período de hasta 5 años desde la fecha actual.
– Trazabilidad: Se debe mantener un registro electrónico en caso de marcación fallida, que permita mantener una trazabilidad entre uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.
– Reportería: El sistema debe contar al menos con reportes de Asistencia, Jornada, Días Domingos y/o Festivos, Modificaciones y/o alteraciones de sistemas de turnos, exceso de jornada diaria o semanal. Todos estos deben estar disponibles para que puedan ser consultados por el trabajador, inspector de la DT y, lógicamente, por el administrador del sistema.
“Debido a que la normativa establece reglas para el conjunto de la solución de control de asistencia y no solo para una parte de esta, es importante que al minuto de adquirir o contratar un servicio de este tipo se evalué de forma integral y no solo por parte, pues basta con que uno de los componentes no cumpla con los requisitos estipulados, para que la solución en su totalidad no cumpla y por tanto exponga al contratante a una infracción”, destacó Jimmy Valenzuela, Jefe de Proyectos de PuntoSeguro.
Asimismo, siempre es recomendable que todos los servicios en su totalidad sean contratados con un único proveedor que cuente con la certificación y validación respectiva, de manera que si en algún minuto un componente falla o no cumpla con los aspectos legales, el proveedor no se desligue de la responsabilidad o responsabilice a terceros sin entregar una solución concreta para el contratante.
“Finalmente, todas estas modificaciones a las normativas chilenas hacen que los sistemas tengan mayor confiabilidad técnica y administrativa, por lo cual es clave poder adaptarse rápidamente a los nuevos cambios que solicite la DT. En este sentido, PuntoSeguro cuenta con esa capacidad de adaptación a través de su equipo de desarrollo propio, que está constantemente actualizando y agregando nuevas funcionalidades a su sistema de Gestión de Asistencia para dar cumplimiento a las normativas y a los requerimientos de nuestros clientes”, concluyó el ejecutivo.