Pablo Benavides lleva 35 años trabajando en la Municipalidad de Victoria y ha podido presenciar y participar en la evolución de distintos procesos, como el control de asistencia, un tema en que hace más de una década confía en PuntoSeguro, proveedor que, con su servicio flexible y atento a las nuevas necesidades, les ha permitido ir también acompañando distintos requerimientos que plantea la Ley de Transformación Digital.
¿Desde cuándo operan con la solución de gestión de asistencia de PuntoSeguro?
Empezamos a trabajar con PuntoSeguro aproximadamente entre 2008 y 2010. Teníamos la necesidad de modificar la forma en que controlábamos la asistencia del personal. Antes usábamos un sistema con tarjetas y electromecánico, que nos generaba muchas dificultades en el control y cumplimiento de las obligaciones que se requerían. Contratamos entonces a PuntoSeguro, que vino a resolver casi todos los problemas que teníamos.
Al principio era una aplicación local. Con el tiempo, migramos a la nube y hemos adoptado todas las versiones que PuntoSeguro ha disponibilizado.
¿Cuántas personas controlan actualmente con este sistema?
Ha sido variable. Inicialmente, enrolamos alrededor de 200 personas, y este número fue creciendo hasta llegar a casi 300 personas en su momento, incluyendo los distintos funcionarios: personal de planta, contrata y honorarios. Sin embargo, se decidió que el personal honorario no debía marcar su asistencia de esta manera, por lo que ahora nos enfocamos en un grupo más reducido.
Actualmente, en el núcleo municipal, trabajamos alrededor de 450 a 500 personas, excluyendo los sectores de Educación y Salud que tienen su propio personal, y específicamente para la municipalidad y sus dependencias directas, manejamos el control de asistencia para entre 150 a 180 funcionarios.
¿Cuáles son los principales beneficios que han obtenido con este sistema?
Hay dos dimensiones importantes. La primera es la herramienta en sí, que ha sido la solución a muchos requerimientos. En los organismos del Estado, las exigencias tienden a escalar rápidamente con el tiempo. Por ejemplo, la Contraloría requiere información detallada sobre el pago de horas extras, y el sistema de control de asistencia nos permite manejar esto de manera eficiente. Además, el aumento de la complejidad en las prestaciones que las municipalidades deben atender por demanda social hace que el control y la regulación sean más complejos.
La segunda dimensión es el soporte de PuntoSeguro. Siempre han estado disponibles para atender nuestros requerimientos, destacando entre los proveedores que tenemos por su servicio, lo que es crucial para nosotros. Ha sido fundamental en períodos especiales en que la Contraloría requiere cierta información, ya que la herramienta entrega la transparencia suficiente para ver que los procesos se estén realizando en forma adecuada. Incluso cuando se han solicitado informes que no vienen preestablecidos en el sistema, el personal de PuntoSeguro siempre ha estado disponible a atender esos requerimientos con la mayor celeridad posible.
¿El sistema se adapta a sus necesidades?
Absolutamente. Están en permanente evaluación y actualización de acuerdo a nuestras necesidades. Por ejemplo, nos informaron que liberarán una versión que permite manejar bolsas de horas extras para devolución y compensación, algo que se ha vuelto muy necesario para nosotros.
Como organismo del Estado, estamos en un proceso de cambio debido a la Ley 21.180 de Transformación Digital, que establece ciertos requerimientos. En este sentido, Hace unos cinco años, solicitamos a PuntoSeguro que diseñara APIs para permitir la transferencia de datos interna, evitando la necesidad de transcripción manual por parte de un funcionario y así lo hizo, contando con la API en menos de un año.
En esta misma línea, la Ley de Transformación Digital ahora exige que todos los módulos y sistemas contratados por los órganos del Estado cuenten con APIs para permitir la transferencia de datos entre módulos, promoviendo la modularización de sistemas municipales. Con los Coordinadores de Transformación Digital hace poco analizábamos la mejor estrategia para resolver problemas con los pocos proveedores de sistemas de gestión municipal (contabilidad, remuneración, licencias de conducir, etc.), que hay en el país. En la Municipalidad de Victoria hemos optado por separar algunos módulos del proveedor central y trabajar con empresas especializadas, como PuntoSeguro, que se encarga del control de asistencia con un módulo especializado. PuntoSeguro también ha desarrollado un módulo para el control de solicitudes de permisos administrativos y feriados legales a través de firma electrónica simple.
¿En qué retos trabajan hoy?
Junto a PuntoSeguro, estamos trabajando para habilitar la clave única como autenticador de los funcionarios, lo que permitiría hacer estos procesos de manera electrónica. Actualmente, los hacemos en papel, lo que es ineficiente debido a que contamos con 27 instalaciones físicas dispersas. Con una plataforma electrónica como la de PuntoSeguro, podríamos agilizar estos procesos y darles valor legal mediante la autenticación con clave única, reconocida por la Contraloría. Esto es crucial para cumplir con la fase actual de la Ley de Transformación Digital, que exige el uso de clave única, etc. PuntoSeguro ha estado siempre disponible para adaptarse a nuestras necesidades y requerimientos legales.
¿Cómo ha sido la experiencia con la generación de reportes en tiempo real?
Ha sido muy positiva. Nos permite enfrentar fiscalizaciones con éxito, y los reportes han cubierto prácticamente todas nuestras necesidades. No digo todas, porque siempre surgen nuevos requerimientos, pero hasta ahora, PuntoSeguro ha sido capaz de adaptarse rápidamente.
A modo de resumen, ¿qué es lo principal que valoran de trabajar con PuntoSeguro?
En una sola palabra: soporte. En la gestión pública, tener un soporte confiable y disponible es clave, y PuntoSeguro ha sido ejemplar en ese aspecto. Destaco la buena relación que hemos tenido con la empresa. Se percibe una buena onda y disposición a ayudar en todo momento, lo cual es muy valioso. Además, están siempre disponibles, desde la gerencia hasta el soporte técnico. Por ejemplo, cuando hemos tenido necesidades específicas como la implementación de APIs, PuntoSeguro ha respondido rápidamente y con mucha disposición. Esto nos ha permitido avanzar en la transformación digital de la municipalidad, integrando sistemas de manera eficiente.
En el sector público, a menudo carecemos de recursos humanos calificados para manejar ciertos requerimientos especializados. Por eso, necesitamos proveedores que no solo nos vendan un producto, sino que también nos acompañen en el proceso de gestión. PuntoSeguro ha demostrado ser un socio confiable en este sentido. Su disponibilidad y capacidad de respuesta nos ha permitido responder a las regulaciones con transparencia en la información.
Probablemente no siempre tengan todas las soluciones, pero siempre están dispuestos a buscar una manera de resolver los problemas. Como programador con más de 30 años en la municipalidad, sé que en tecnología siempre se puede encontrar una solución. Y esa es la percepción que tengo de PuntoSeguro: siempre están dispuestos a encontrar una solución.