Juan Ulloa, Jefe de Personal de la Ilustre Municipalidad de Lota desde hace más de una década, ha sido testigo directo de los desafíos que implica gestionar personas en el sector público. Para él, el cambio era esencial ya que su sistema anterior simplemente no respondía a las necesidades normativas y operativas de una institución pública.

“El software que teníamos no se ajustaba a la normativa que exige Contraloría, especialmente en el cálculo de horas extraordinarias. Eso en el sector público es diferente al sector privado”, explica.

La búsqueda de una alternativa más sólida los llevó a conocer la experiencia de la Municipalidad de Arauco, que ya trabajaba con PuntoSeguro. “Fuimos allá presencialmente a ver cómo funcionaba el sistema. Confirmamos que era lo que andábamos buscando”, agrega.

Una solución pensada para el servicio público

Una vez tomada la decisión, la implementación fue rápida y sencilla. “No fue complicado. Llenamos una planilla Excel con la información de los funcionarios, se la enviamos al equipo de PuntoSeguro, y ellos hicieron la carga. Después tuvimos una capacitación presencial y otra en línea para reforzar”, comenta el ejecutivo, destacando lo ágil del proceso.

Gracias a su funcionamiento en la nube, el control de asistencia cloud de PuntoSeguro le permite acceder a la información desde cualquier lugar, sin depender de estar físicamente en la oficina. Para un equipo que debe responder de forma ágil ante consultas de alcaldía, jefaturas o auditorías, esa disponibilidad se ha convertido en una ventaja clave. “Ahora podemos entrar desde cualquier parte. Eso nos da ventaja, sobre todo cuando hay que responder rápido”, señala.

Pero la herramienta también demostró estar preparada para realidades más complejas. En Lota, la administración municipal está distribuida en varias ubicaciones físicas, por lo que se requería un sistema capaz de centralizar la información recogida por diferentes terminales biométricos. “Tenemos tres puntos de marcación porque las oficinas están distribuidas. El software nos permite redirigir al funcionario al reloj que necesite sin movernos de la oficina. Eso es una gran ventaja”, explica el Jefe de Personal.

Según detalla, “además, el sistema se adaptó muy bien a nuestras distintas realidades. Por ejemplo, Seguridad Pública tiene turnos diferentes a los del resto del personal. El software nos permitió configurar varios tipos de turnos para cubrir esas necesidades sin problema”.

Control real, visibilidad inmediata y menos excusas

Una de las transformaciones más notorias ha sido la posibilidad de contar con reportes automáticos de asistencia, algo que no solo alivia el trabajo administrativo, sino que también fortalece la gestión del personal y la toma de decisiones. “Por ejemplo, si el alcalde me pregunta quién está trabajando hoy, ahora saco el reporte y le digo de inmediato quién marcó, quién tiene permiso o quién está con licencia médica”, detalla.

Además, la comunicación con jefaturas se ha simplificado. “Antes, si un jefe necesitaba saber quién asistió, había que revisar todo a mano. Ahora le mandamos el reporte por correo en minutos. Eso antes no se podía”.

El cambio también se ha hecho notar en la trazabilidad. El sistema envía un correo automático cada vez que un funcionario marca asistencia, y también cuando no lo hace. “Eso ha ayudado mucho. Ya nadie puede decir ‘no me marcó el reloj’ o ‘se cortó la luz’. Si no marcaste, queda el registro. Y si marcaste, también”, afirma el profesional. Esto ha tenido un impacto positivo en la transparencia y en la confianza entre la municipalidad y los funcionarios.

Además de la mejora en el control diario, uno de los aspectos más valorados por la institución ha sido la reducción del trabajo manual en el cálculo de horas extraordinarias, uno de los puntos más sensibles en el mundo municipal. “Antes se hacía todo a mano. Ahora el sistema lo hace solo, lo calcula bien y nos da confianza en que está ajustado a la norma”, añade.

Cumplimiento normativo y soporte confiable

Implementar una solución tecnológica no tiene sentido si no está alineada con las exigencias del marco legal. En ese sentido, Juan Ulloa destaca que el software de gestión de asistencia de PuntoSeguro no solo ha simplificado la gestión, sino que también les permitió enfrentar de buena forma una reciente auditoría. “Hace poco vino Contraloría y una de las primeras cosas que revisaron fue el software. El sistema cumplió con todo”, enfatiza.

Además, resalta la atención y el soporte de postventa como parte del valor agregado que han recibido. “Cada vez que hemos necesitado ayuda, responden rápido. Eso también se valora mucho”, comenta.

Tecnología que acompaña y potencia la gestión

Para Juan Ulloa, el sistema de gestión de personas que utilizan hoy representa mucho más que una plataforma: es una herramienta que libera tiempo y mejora la gestión del equipo. “Nos permite optimizar el control de jornada, hacer mejor las cosas y aprovechar mejor el tiempo. Y eso, para nosotros, es clave”.

La experiencia de la Municipalidad de Lota confirma que contar con un sistema de asistencia centralizado, automatizado y alineado con la normativa vigente no solo facilita el día a día administrativo, sino que permite tomar decisiones informadas, prevenir errores y operar con transparencia. PuntoSeguro ha demostrado ser un socio tecnológico confiable para el mundo municipal, con una plataforma de asistencia biométrica robusta, flexible y alineada con los desafíos del sector público.

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La Municipalidad de Lota modernizó su gestión de asistencia con PuntoSeguro, un software cloud biométrico que centraliza, automatiza y cumple con Contraloría.