Antes trabajábamos con un registro análogo, con tarjetas y libros. Era un sistema muy vulnerable, fácil de alterar”, recuerda Josefa Guerrero, Técnico del área de Asistencia del municipio.
El avance llegó a través de una licitación pública en la que PuntoSeguro fue adjudicado con la provisión de relojes biométricos y una plataforma de asistencia biométrica. Aunque Josefa no participó en esa primera implementación, hoy puede dar cuenta de los beneficios que ha tenido el sistema en la operación diaria del servicio público.
Uno de los beneficios más claros ha sido la plataforma de autoconsulta, que permite a cada funcionario revisar sus registros en línea sin tener que recurrir a terceros ni esperar respuestas del área de personal.
“Cada funcionario puede revisar su asistencia de hace tres o cuatro meses sin problema. No tienen que venir a pedirnos el archivo ni esperar a que lo busquemos en una bodega. Está todo digitalizado y disponible”, comenta la ejecutiva.
Esto ha significado un alivio tanto para los trabajadores como para el equipo de área de Asistencia, reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando el acceso a la información en momentos clave, como los procesos de calificaciones o auditorías internas.
Destacando la usabilidad del sistema en este sentido, Josefa Guerrero destaca que “la plataforma es súper amigable. Puedes entrar cualquier día, a cualquier hora, y consultar tu información sin problema. Eso ha hecho una gran diferencia en la experiencia del usuario”.
Hoy, cerca de 430 funcionarios de la municipalidad marcan asistencia mediante terminales biométricos distribuidos en más de 10 edificios, lo que ha permitido ordenar y centralizar la información en una institución geográficamente dispersa.
A pesar de los avances, la municipalidad aún enfrenta ciertas limitaciones operativas internas que dificultan una implementación 100% automatizada, especialmente en lo que respecta al cálculo de horas extraordinarias, gestión de turnos, permisos y tolerancias horarias.
“Hoy seguimos trabajando parte del proceso de manera manual, porque tenemos una forma particular de manejar los horarios y ‘tolerancias’ que no está alineada con el sistema. Pero sabemos que es una tarea pendiente nuestra, no del software”, aclara. Cabe mencionar que la “tolerancia horaria” se refiere a un margen de tiempo permitido para que los funcionarios lleguen al trabajo sin que se considere atraso formal
Aun así, valora que el sistema esté preparado para escalar. De hecho, como futuras mejoras les gustaría incorporar marcación por smartphone o renovar los dispositivos por otros más modernos, es decir, ir escalando en la automatización del proceso de gestión de asistencia.
Uno de los puntos más valorados es el orden y la trazabilidad que ofrece PuntoSeguro. Ante cualquier requerimiento o fiscalización, el sistema permite extraer información precisa, de forma inmediata, simple, rápida y desde cualquier punto. Un beneficio clave para áreas como remuneraciones, que requieren exactitud total.
“Es tan simple como apretar un botón y puedes tener la asistencia de todos los funcionarios de un año completo. Eso antes era impensado con las tarjetas y libros físicos”, afirma. Además, resalta que esta capacidad de respuesta rápida es fundamental cuando se trata de cumplir con normativas o entregar antecedentes en auditorías.
Además del sistema en sí, Josefa Guerrero resalta el valor del equipo humano detrás de PuntoSeguro: “Es un servicio de excelencia. Tienen una capacidad de respuesta que se agradece. Si mandas un requerimiento, te contestan rápido. Siempre es grato tratar con ellos, tienen muy buena disposición”.
Y aunque algunas funcionalidades aún no se utilizan por completo, reconoce el potencial del sistema: “Podríamos automatizar cálculos, permisos, descuentos… hay muchas funciones que el sistema tiene y que nosotros no hemos activado por temas internos. Pero sé que están ahí, y que funcionan bien”.
Para cerrar, la profesional no duda en destacar el impacto real del sistema en su rutina y en la operación general del área: “Te hace más fácil el trabajo diario. Acorta los tiempos, tienes una base de datos ordenada, accesible, disponible siempre. Eso se agradece”.
Municipalidades o instituciones públicas que aún operan con sistemas manuales pueden ver en esta experiencia una muestra concreta de cómo la tecnología puede simplificar, agilizar y dar más transparencia a procesos clave como el control de asistencia cloud y la trazabilidad en instituciones del servicio público.
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