“Nos dimos cuenta de todos los años que nos perdimos al no tener un buen sistema”

Tras más de una década utilizando PuntoSeguro, Karol Balagna, Jefa del Departamento de Personal de la Municipalidad de La Granja, comparte cómo la digitalización de la asistencia permitió ordenar procesos, mejorar la gestión diaria y contar con información más accesible para funcionarios y equipos de gestión.

¿Recuerda cómo se llevaba la asistencia previo a la implementación del software de PuntoSeguro y cómo esto impactó en el uso diario?

Hola, buenas tardes. Sí, en realidad partimos nosotros con una versión bien básica. Lo que nos interesaba era que la gente pudiese marcar entrada y salida, que era lo que teníamos que ver en la parte ya más tecnológica, porque veníamos más atrás marcando con tarjeta o marcando con credencial.

Entonces ya el sistema de la implementación de la huella para nosotros era un gran cambio, que costó un poquito, pero los funcionarios lograron entender que era lo que teníamos que cumplir en base a nuestra normativa de Contraloría.

Y cuando después llega este nuevo sistema, que fue inmediatamente después de la mejora continua que teníamos que hacer nosotros con la asistencia, fue un cambio de 360 grados. O sea, nos dimos cuenta de todos los años que nos perdimos quizás en no haber tenido un buen sistema, que ya la gente pudiese tener acceso, que el correo electrónico, que podían marcar sin necesidad de estar ahí registrando números y nada. Así que fue una experiencia bien bonita y sorprendente también.

Dado que hubo un proceso de licitación de por medio, ¿qué aspectos técnicos cree que son relevantes al momento de elegir un software?

Bueno, nosotros primero habíamos hecho la adquisición de nuevos relojes, en base al dictamen de la Contraloría, que teníamos que mejorar nuestro sistema biométrico. Y se nos presenta la oportunidad y nos autorizan a comprar lectores biométricos faciales.

Por lo tanto, nuestra licitación estaba basada en eso: que el software tenía que ser compatible con los dispositivos que habíamos incorporado. Y en cuanto a la evaluación técnica, tenía que tener un excelente soporte, respuestas rápidas, y eso normalmente lo cumple PuntoSeguro en todo lo que tiene que ver con lo técnico, de permitir que la gente genere una marca, dos marcas, tres marcas, que yo las pueda visualizar desde un computador o desde otro dispositivo.

En total tenemos nueve dispositivos y cinco fuera de las dependencias. Entonces, que la gente pueda marcar allá sin necesidad de venir aquí al municipio, para nosotros también era muy bueno. Y poder tener la comunicación directa y poder derivar las huellas con el lector directo, sin tener que estar yendo al lugar y estar citando a la gente.

Tuvimos que hacer una marcha blanca para enrolar a todas las personas, que lo hicimos muy rápido y de ahí ya no hemos tenido problemas. Cada vez se están haciendo más mejoras y ahora vamos a empezar a implementar que la gente tenga su acceso al sistema también. Ha sido muy bueno y la parte técnica cumplía a cabalidad todo lo que nosotros necesitábamos.

¿Cómo evalúa el soporte de PuntoSeguro?

El soporte de PuntoSeguro es un “7”, porque puedo acceder a ellos por correo electrónico o por teléfono. Tengo esos dos medios y la comunicación es inmediata. Me responden de inmediato el planteamiento y la inquietud y al ratito ya resuelven.

Y si es que demora más días, lo hacemos siempre en conjunto. También nos están informando de todas las mejoras que hacen, si hay cambios de horario o si hay que implementar procesos masivos de huella. Siempre he contado con ellos para que me puedan ayudar.

Desde la implementación del software, ¿qué cambios concretos ha observado en la gestión de asistencia?

Un orden, que el libro de asistencia sale completo, que ahora la gente ya entiende que tiene que existir un ingreso, que tiene que existir una salida, que puede verse, visualizarse, que es amigable para el ojo del que no es funcionario, que lo puede revisar o quien no trabaja acá en personal.

¿Cómo describiría la experiencia utilizando el software de PuntoSeguro en una palabra?

Excelente.

¿Cómo ha visto la evolución y crecimiento de PuntoSeguro? ¿Es una empresa que está en constante crecimiento e innovación?

Sí, se nota que ellos están siempre en mejoras continuas, porque me consta. Incluso de repente hemos conversado de cosas que nosotros llevamos y que algunos municipios no llevan, como por ejemplo la compensación horaria, no muchos la tienen, y siempre nos están preguntando cosas que nos puedan ir ayudando a implementarlas acá.

Hemos ido de a poco, no nos apura nadie. Ahora estamos, con que la gente empiece a tomar y que puede ver su misma planilla. Ellos siempre me han dado todo el apoyo y que cualquier cosa siempre van a estar de respaldo atrás.

¿Qué destacaría de PuntoSeguro en caso de que otras instituciones quisieran contratar un servicio similar?

La responsabilidad, el orden, el siempre contar con el apoyo de ellos, el soporte, que es muy importante. Hay cosas que hay que resolver en el instante y nunca me ha existido un “no”, “no puedo” o “veámoslo más tarde”.

Siempre la respuesta es instantánea, entonces eso es muy bueno. Yo vi otros sistemas de la misma licitación y no eran visualmente buenos. Lo que tiene PuntoSeguro es que ha ido mejorando en eso, lo ideal es después tener muchas más visualizaciones en la plataforma. Veo que tienen hartas cosas y de a poquito yo creo que las vamos incorporando. Así que es totalmente recomendable.