La experiencia del Departamento de Salud de la Municipalidad de Cauquenes demuestra cómo la plataforma cloud de PuntoSeguro puede transformar la gestión de asistencia, optimizando procesos, fortaleciendo la trazabilidad y facilitando el trabajo diario de Recursos Humanos.
La gestión de asistencia es un proceso clave para cualquier organización, especialmente cuando se administra personal distribuido en distintos establecimientos y con necesidades operativas diversas.
En el Departamento de Salud de la Municipalidad de Cauquenes, la evolución tecnológica hacia una plataforma cloud permitió dejar atrás procesos manuales y avanzar hacia una gestión de asistencia más eficiente. Hoy la información está disponible en tiempo real, mejorando la trazabilidad y entregando herramientas para una mejor toma de decisiones.
Eduardo Pérez, Encargado del área de Informática del Departamento, recuerda que anteriormente utilizaban una versión local del sistema, donde gran parte del proceso seguía dependiendo de acciones manuales.
«Era más engorroso el tema de las marcas. Había que ir a retirarlas por pendrive porque los diferentes relojes no se comunicaban con el servidor instalado. Antes era retirar las marcas manualmente, cargarlas al sistema y esperar que estuvieran correctas para administrarlas”, indica.
La migración a la versión cloud cambió completamente esa realidad. “Con esta nueva administración ha mejorado y agilizado demasiado ese proceso. Ahora es totalmente automático, mucho más rápido”, agrega.
Tecnología al servicio de la gestión
Al momento de evaluar una solución de este tipo, no solo importa la funcionalidad del software, sino también la capacidad de evolucionar junto a las necesidades de la organización. En ese proceso, Eduardo Pérez identifica algunos aspectos que considera fundamentales: «Primero la integración, la escalabilidad y los aspectos de seguridad. También tiene mucha importancia la postventa, los SLA y el soporte que entregan», señala.
Respecto a ese punto, su evaluación es clara. “Hasta ahora, excelente”, enfatiza.
Uno de los principales cambios observados tras la implementación ha sido la disponibilidad de información para apoyar la gestión del área de Recursos Humanos. Los distintos reportes permiten identificar situaciones que antes requerían mucho más tiempo de revisión y análisis.
«La capacidad de generar múltiples informes de la plataforma ha ayudado mucho al tema de gestión y administración. Los reportes de atrasos, por ejemplo, nos han permitido identificar problemas y mejorarlos. Ha sido muy eficiente”, comenta el profesional.
Digitalizar los permisos y mayor conectividad
Otro de los avances más valorados ha sido la incorporación del módulo de permisos, que reemplazó completamente un proceso basado en formularios físicos.
Anteriormente, cada solicitud debía enviarse en papel hasta las oficinas administrativas, con el riesgo permanente de extravíos o retrasos. Hoy el procedimiento es completamente digital, simplificando tanto la gestión para Recursos Humanos como la experiencia de los funcionarios.
«Ahora es todo más rápido. Ya no es necesario llenar un papel ni comunicarse con el área para solicitar un permiso. Cada persona ingresa a la plataforma, sabe cuántos días le quedan, realiza la solicitud, su jefatura la autoriza y listo. Se ahorran muchos pasos. Además, la digitalización permitió mejorar la trazabilidad: «Antes el papel viajaba y, si no llegaba, simplemente se perdía el permiso”, detalla.
La evolución hacia una plataforma SaaS también permitió responder a uno de los desafíos propios de la red de salud comunal: la conectividad entre establecimientos urbanos y rurales.
«La aplicación web y la aplicación móvil hoy nos permiten tener trazabilidad y conectividad con los centros rurales. Incluso donde no hay fibra óptica, pueden realizar sus marcaciones o solicitar permisos utilizando internet satelital o sus propios teléfonos”, sostiene Eduardo Pérez.
Cercanía y soporte permanente
Más allá de las funcionalidades de la plataforma, Eduardo Pérez destaca el acompañamiento que ha recibido por parte del equipo de PuntoSeguro durante todo el proceso. Desde la implementación hasta la operación diaria, asegura que la rapidez de respuesta y el soporte técnico han sido factores clave para dar continuidad al servicio y resolver oportunamente cualquier requerimiento.
“Primero, destaco la cercanía. Cómo se integran con la empresa que los contrata. Tienen un excelente soporte técnico, rápido, y su sistema de gestión de tickets nos da la confianza de que vamos a tener una respuesta”, asevera el profesional.
Ese acompañamiento también se refleja en la estabilidad de la plataforma y en la confianza que el equipo ha desarrollado durante los años de trabajo conjunto. “Del tiempo que llevamos con PuntoSeguro no hemos tenido mayores problemas o incidentes. La plataforma siempre está en línea y, cuando hay alguna actualización, siempre nos notifican con anticipación”, enfatiza.
Tras esta experiencia, Eduardo Pérez recomienda a aquellas organizaciones que aún administran estos procesos de forma manual: “Es necesario migrar a este tipo de soluciones, sobre todo si son SaaS. Facilitan todo, eliminan el papel, mejoran los procesos y se nota inmediatamente la diferencia frente a una administración manual”.
La experiencia del Departamento de Salud de la Municipalidad de Cauquenes demuestra cómo una solución tecnológica puede ir mucho más allá del registro de asistencia. Automatizar procesos, eliminar tareas manuales, mejorar la disponibilidad de la información y contar con un soporte cercano son elementos que hoy forman parte de la gestión diaria del Departamento de Salud de la Municipalidad de Cauquenes.