La digitalización de procesos administrativos es un paso crucial para las organizaciones modernas, y la Municipalidad de Cabildo no es la excepción. En su esfuerzo por mejorar la eficiencia y la transparencia en la gestión de su personal, comenzó a utilizar el Módulo de Permisos que es parte de la plataforma de gestión de asistencia cloud de PuntoSeguro en uso hace una década en el municipio. Con resultados positivos, este nuevo módulo ha permitido simplificar uno de los aspectos más desafiantes de la administración de RRHH.
Miguel Reyes Dinamarca, Encargado de Informática de la Municipalidad de Cabildo, comparte su experiencia con el nuevo sistema: “Antes de implementar el Módulo de Permisos de PuntoSeguro, esta gestión era un proceso manual y laborioso. Involucraba papeleo, firmas físicas y un seguimiento constante que consumía tiempo y recursos. Hoy, gracias a esta plataforma, hemos logrado modernizar la manera en que manejamos estas solicitudes, haciéndolas más ágiles y eficientes”.
Con aproximadamente 100 funcionarios -en el Edificio Consistorial, Departamentos de Tránsito y Operaciones y Cementerio Municipal-, antes cada informe de asistencia se enviaba por correo individualmente. Ahora, un correo masivo avisa que la asistencia está lista, lo que permite entregar la información y calcular remuneraciones y horas extras de manera más eficiente.
Específicamente para la gestión de permisos y vacaciones, los funcionarios debían ir personalmente a Recursos Humanos. Hoy, el Módulo de Permisos de PuntoSeguro permite la integración de estos datos en línea, por lo que los usuarios pueden consultar y gestionar sus días de vacaciones y permisos directamente, lo que fomenta la autonomía y asegura una trazabilidad clara, que va acorde con la probidad requerida por el Estatuto Administrativo.
Mayor autonomía, transparencia y recursos liberados
El Módulo de Permisos de PuntoSeguro permite a los colaboradores solicitar sus permisos directamente desde la plataforma, eliminando la necesidad de procesos complicados y mejorando la accesibilidad. “Nuestros colaboradores pueden ahora gestionar sus permisos con unos pocos clics. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también reduce significativamente la carga administrativa para nuestro equipo de recursos humanos”, explica el profesional.
Uno de los aspectos más valorados de esta herramienta es su capacidad para manejar múltiples tipos de permisos. Además, el módulo ofrece un registro completo y detallado de todas las solicitudes y su estado, lo que facilita la supervisión y el control, y garantiza que todas las partes involucradas tengan acceso a la información que necesitan en tiempo real.
Si bien esta modernización ha sido un proceso paulatino, lo que es parte de la gestión del cambio, el profesional destaca que “la transparencia y la eficiencia han mejorado significativamente desde que comenzamos a utilizar el Módulo de Permisos de PuntoSeguro”. Además, los empleados sienten que tienen más control y claridad sobre sus permisos, lo que ha mejorado la satisfacción general con el proceso.
Los decretos alcaldicios correspondientes a los permisos son otro aspecto que la entidad ha logrado optimizar. Antes por cada permiso se debía emitir un decreto. Ahora, la información de PuntoSeguro se carga en la plataforma Tu Municipio, utilizada por la entidad para la emisión de decretos. Además, se planea integrar este proceso de forma automática próximamente.
La implementación del Módulo de Permisos también ha permitido a la Municipalidad de Cabildo liberar recursos que antes se destinaban a la gestión manual de permisos. Estos recursos ahora pueden ser redirigidos a otras áreas críticas, potenciando así la eficiencia general de la institución. Asimismo, el municipio espera poder integrar en un futuro las horas compensatorias, lo que permitirá una gestión aún más automatizada de este aspecto, mejorando tanto la administración interna como la satisfacción de los funcionarios.
La experiencia de la Municipalidad de Cabildo con el Módulo de Permisos de PuntoSeguro es un claro ejemplo de cómo la tecnología puede mejorar significativamente los procesos internos en organizaciones públicas, promoviendo una gestión más moderna, eficiente y transparente. La colaboración con PuntoSeguro no solo ha optimizado la gestión de permisos, sino que también ha fortalecido la capacidad de la municipalidad para servir mejor a sus empleados y, por ende, a la comunidad.